Gestão de projetos contábeis: por que escritórios ainda perdem prazos sem metodologia

Mesmo com o avanço da automação e o aumento da demanda por serviços contábeis, muitos escritórios brasileiros ainda enfrentam atrasos recorrentes em suas entregas. Um dos principais motivos, segundo levantamento da Potencialize Resultados, é a ausência de uma metodologia estruturada para gerenciar fluxos internos e projetos operacionais.

O estudo indica que até 25% da produtividade é comprometida com retrabalho e que 73% das tarefas refeitas poderiam ser evitadas com medidas simples, como checklists, dupla revisão e acompanhamento por indicadores.

De acordo com o consultor Hygor Lima, fundador da Potencialize Resultados, o problema é mais gerencial do que técnico.

“Quando não há definição clara de processos, o trabalho é feito com base na memória e na urgência. Esse improviso cobra um preço alto na forma de retrabalho, atrasos e queda na qualidade da entrega”, afirma.

“Retrabalho recorrente não é problema de pessoas, mas de sistema operacional mal desenhado”, completa o especialista.

Produtividade em baixa exige revisão estrutural

A baixa eficiência operacional observada em escritórios contábeis reflete um cenário mais amplo. Dados do FGV IBRE mostram que, embora a produtividade do trabalho tenha voltado a crescer em 2023, ainda opera em níveis inferiores aos ideais.

De forma semelhante, o Trading Economics registrou que o índice agregado de produtividade no Brasil caiu de 97,40 pontos em maio para 95,70 pontos em junho de 2025, reforçando a necessidade de aprimorar a gestão interna em todos os setores — inclusive o contábil.

O “gap invisível” na rotina dos escritórios

O levantamento revela que muitos contadores reconhecem gargalos, mas não mensuram o impacto real dessas falhas. Entre os fatores mais comuns estão:

• Sobrecarga de tarefas e falta de delegação formal;
• Ausência de padronização e previsibilidade;
• Comunicação informal sem registro;
• Falta de indicadores de desempenho.

Esses elementos formam o que Hygor Lima denomina de “gap invisível” — desperdícios internos não mapeados que corroem margens e aumentam o risco de atrasos, especialmente em períodos de pico fiscal.

Método DITA busca reduzir retrabalho

Para enfrentar esse cenário, a Potencialize Resultados desenvolveu o Método DITA (Documentar, Implantar, Treinar e Aperfeiçoar). A metodologia propõe:

1. Diagnóstico dos gargalos internos;
2. Padronização de fluxos operacionais;
3. Treinamento das equipes;
4. Monitoramento contínuo e melhorias incrementais.

Escritórios que adotaram o modelo relataram redução de até 38% no retrabalho durante meses de alta demanda, segundo dados da consultoria. “Com um sistema estruturado, é possível aumentar a capacidade de atendimento sem dobrar a equipe”, destaca Hygor Lima.

Por que setembro e outubro são meses estratégicos

O período entre setembro e outubro é considerado o melhor momento para implementar ajustes operacionais, antes da concentração das obrigações de fim de ano. Nesse intervalo:

• É possível mapear gargalos com folga operacional;
• As equipes se adaptam às novas rotinas antes dos picos fiscais;
• O escritório ganha previsibilidade para planejar o próximo exercício.

“O escritório que trata suas entregas como projetos — com escopo, responsáveis e cronograma — reduz até 40% dos atrasos e dobra a capacidade de entrega sem aumentar equipe”, reforça Hygor.

Principais obstáculos à implementação

Apesar dos resultados positivos, muitos escritórios ainda enfrentam dificuldades para adotar metodologias estruturadas. Entre os desafios mais recorrentes estão:

• Resistência cultural à mudança;
• Falta de tempo para estruturar rotinas e documentar processos;
• Ausência de liderança ativa comprometida com a mensuração de resultados;
• Pressão de entregas urgentes, que substituem o tempo de gestão.

Para Hygor, o ponto de virada é tornar o gerenciamento de processos uma prioridade:

“O contador que assume o papel de gestor de projetos deixa de apagar incêndios e passa a operar com previsibilidade. Isso muda o jogo — não só para o escritório, mas também para o cliente final.”

A gestão de projetos contábeis deixou de ser uma questão de inovação e passou a ser condição essencial de sobrevivência no setor.

Com a crescente complexidade das obrigações fiscais e trabalhistas, os escritórios que investem em metodologias de gestão ganham eficiência, previsibilidade e vantagem competitiva.