Nova dinâmica dos documentos fiscais com a reforma tributária: adaptação da NF-e ao IBS/CBS com base na Nota Técnica 2025.002-RTC

A Nota Técnica 2025.002-RTC, publicada em março de 2025, é um marco no processo de implementação da Reforma Tributária do Consumo. Ela estabelece as adequações necessárias na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e na Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) para comportar os novos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), regulamentados pela Lei Complementar nº 214/2025.

Mais do que uma atualização técnica, essa NT redefine o papel da NF-e como ferramenta central na apuração, escrituração e controle contábil-fiscal. Neste artigo, exploramos as principais mudanças, impactos práticos e cuidados necessários para adequar a contabilidade ao novo cenário.

Contexto Legal e Objetivo da Nota Técnica

A LC 214/2025, que dá efetividade à EC 132/2023, unifica e substitui tributos como ICMS, ISS, PIS e COFINS. O IBS e a CBS passam a ser tributos não cumulativos, com crédito financeiro amplo, incidindo "por fora" sobre bens, serviços e direitos.

Para viabilizar a operacionalização a partir de janeiro de 2026, a NT 2025.002-RTC determina que:

• Estados, DF e Municípios adaptem os sistemas autorizadores de DF-e;
• O leiaute padronizado permita informar dados de IBS, CBS e Imposto Seletivo (IS);
• Novos campos e grupos sejam inseridos na NF-e/NFC-e, seguindo o padrão nacional.

Principais Alterações no Leiaute da NF-e

A NT introduz mudanças estruturais no XML da NF-e, com destaque para:

1. a) Grupo UB – Informações de IBS, CBS e IS

• Campos para alíquotas específicas por ente federativo;
• Indicação da base de cálculo e do valor do tributo por item;
• Situações tributárias (tributado, isento, diferido, com crédito presumido etc.);
• Tratamento especial para operações monofásicas, de diferimento e devolução.

1. b) Grupo W03 – Total da NF-e - de IBS/CBS/IS

• Somatório por documento das bases de cálculo, créditos e débitos;
• Informações separadas por UF e por município, facilitando a partilha e a fiscalização.

1. c) Eventos Eletrônicos Específicos

Entre os novos eventos previstos na NT:

• Solicitação de apropriação de crédito presumido;
• Registro de destinação para consumo pessoal (evita crédito indevido do adquirente);
• Informação de perecimento, perda, roubo ou furto;
• Manifestação sobre transferência de crédito em operações de sucessão;
• Cancelamento de eventos e ajustes.

1. d) Códigos de Classificação

• Tabelas padronizadas para código de classificação tributária do IBS, CBS e IS;
• Código de classificação do crédito presumido.

3. Repercussões Contábeis

As mudanças no leiaute fiscal têm impacto direto na escrituração e na apuração contábil:

Lançamentos mais detalhados

Cada NF-e passa a conter informações granulares de IBS e CBS, permitindo que:

• Os créditos sejam apropriados por item de nota;
• A conciliação fiscal/contábil seja automatizada com base no XML.

Impacto no Plano de Contas

Será necessário criar ou ajustar contas para:

• IBS a recolher / IBS a recuperar (separando estadual e municipal);
• CBS a recolher / CBS a recuperar;
• Créditos presumidos de IBS e CBS;
• Controle do Imposto Seletivo.

Integração com o Split Payment

O destaque individual de tributos no XML facilitará o controle das operações em que o pagamento é feito diretamente ao fisco, exigindo:

• Ajuste no fluxo de caixa projetado;
• Baixa automática dos passivos fiscais sem trânsito pelo caixa da empresa.

4. Pontos de Atenção para as Empresas

1. Atualização de ERP e sistemas fiscais: O prazo para implantação em produção é outubro de 2025 (fase opcional), com obrigatoriedade em janeiro de 2026.
2. Treinamento da equipe contábil e fiscal: É preciso entender os novos códigos e eventos para evitar erros de classificação.
3. Revisão de processos internos: Bonificações, devoluções e operações com crédito presumido agora têm eventos próprios.
4. Conciliação e auditoria eletrônica: Com a granularidade das informações, a Receita Federal e os fiscos estaduais/municipais terão maior capacidade de cruzamento de dados.

Exemplo Prático (Fictício)

Venda de mercadoria: R$ 50.000,00

• IBS estadual: 8% = R$ 4.000,00
• IBS municipal: 1,5% = R$ 750,00
• CBS: 9% = R$ 4.500,00

No XML da NF-e:

• Grupo UB: cada tributo destacado por item;
• Grupo W03: totalização de cada tributo por UF e município;
• Evento: indicação de split payment, se aplicável.

Na contabilidade:

• Registro da receita líquida sem IBS/CBS;
• Registro dos passivos (ou baixa automática no caso de split payment);
• Apropriação de créditos no ativo fiscal.

Conclusão

A Nota Técnica 2025.002-RTC não é apenas uma atualização burocrática: é o ponto de conexão entre a Reforma Tributária e a realidade operacional das empresas. Ela exige que contadores e tributaristas revisem processos, ajustem sistemas e alinhem a escrituração contábil-fiscal para garantir conformidade e aproveitamento máximo dos créditos.

A empresa que se antecipar — atualizando seu ERP, treinando sua equipe e revisando sua política fiscal — estará pronta para operar com segurança e eficiência no novo cenário.