Gestão do ativo imobilizado com software, procedimentos e inventário geral

A gestão de ativos imobilizados, como máquinas, equipamentos e veículos, é um dos pilares para a saúde financeira e operacional de qualquer empresa. Ir além do simples registro de compras é fundamental para atender a regulamentações contábeis, como o CPC 27, e para tomar decisões estratégicas mais acertadas.

Historicamente, o controle de ativos era um processo manual, feito em planilhas ou cadernos. Esse método, além de consumir tempo, era propenso a erros, como a perda de informações, a inconsistência nos dados e a dificuldade em calcular a depreciação de forma precisa.

Com a evolução da tecnologia, surgiram softwares especializados para automatizar e otimizar esse processo. Essas ferramentas são projetadas para centralizar todas as informações, desde a aquisição até a baixa do ativo, proporcionando uma visão completa e atualizada do patrimônio da empresa.

Um bom sistema de gestão de ativos oferece diversas vantagens. Ele elimina a necessidade de planilhas complexas, concentrando todos os dados em um único ambiente. Algumas das funcionalidades mais importantes incluem:

• Centralização de Informações: Todos os dados do ativo, como notas fiscais, fotos e documentos em PDF, ficam acessíveis em um único lugar, facilitando a consulta e a auditoria.
• Controle de Depreciação: O cálculo da depreciação é automatizado de acordo com a legislação, garantindo a conformidade e a precisão dos dados contábeis.
• Geração de Relatórios: Relatórios gerenciais e fiscais são gerados de forma automática, fornecendo insights valiosos sobre a situação dos ativos e o impacto financeiro da depreciação.
• Segurança e Acessibilidade: A tecnologia em nuvem com backup diário garante a segurança dos dados e permite o acesso às informações de qualquer lugar, a qualquer momento.

Além do Software: Boas Práticas Essenciais

Embora um software seja uma ferramenta poderosa, ele não é a única solução. A gestão de ativos imobilizados exige a combinação de tecnologia com boas práticas internas:

• Procedimentos Claros: A empresa deve ter regras bem definidas para a aquisição, movimentação e baixa de ativos, garantindo que o sistema seja alimentado com informações corretas.
• Inventários Periódicos: A realização de inventários físicos periódicos é crucial para garantir a conferência entre o patrimônio físico e o registrado no sistema.
• Treinamento da Equipe: Os colaboradores devem ser treinados para utilizar o sistema de forma eficiente e seguir os procedimentos estabelecidos.

A Conformidade com o CPC 27

A norma CPC 27 estabelece os critérios para o reconhecimento, a mensuração e a divulgação de ativos imobilizados. Um sistema de gestão de ativos é uma ferramenta crucial para o cumprimento dessa norma, pois ele automatiza os cálculos de depreciação, controla a vida útil dos bens e gera os relatórios necessários para a auditoria contábil.

Sugestões de Softwares para a Gestão dos Ativos

• Sispro
• IBM
• AXS Consultoria Empresarial
• Oracle
• Entre outros