Como evitar os erros contábeis mais comuns?

Erros nos processos contábeis prejudicam o desempenho financeiro – e não é exagero dizer que podem levar empresas a fecharem as portas.

Pesquisas no mercado apontam que pelo menos seis em cada dez empresas recebem, com frequência, notas fiscais com algum tipo de erro tributário. Portanto, para que a gestão contábil seja mais eficiente, e jogue a favor do crescimento do empreendimento, ofereço algumas dicas.

A primeira providência é tratar a Contabilidade como área estratégica para o desenvolvimento da empresa – e não apenas como um setor ou serviço encarregado de gerar guias de tributos. Afinal, a Contabilidade deve estar focada em subsidiar o gestor e o empresário na tomada de decisões sobre planejamento tributário, financeiro, societário, sucessório, precificação, entre outras frentes.

Além dessa mudança de cultura na forma como a contabilidade é encarada, é imprescindível que a empresa adote algumas medidas mais pontuais, para se combater erros contábeis, como:

• Escolha do regime tributário: no Brasil, as empresas podem optar pelos regimes Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional; e há ainda o Microempreendedor Individual – MEI, e o Lucro Arbitrado (geralmente determinado pela autoridade fiscal). Regularmente, empresas de menor porte escolhem o Simples Nacional e o Lucro Presumido, menos complexos que o Lucro Real. Entretanto, é preciso estudar as especificidades da empresa e a conjuntura. No regime Lucro Real, o tributo recolhido é aquele devido de maneira precisa. Muitas vezes, em busca de uma simplificação de procedimentos, ao optar pelos outros regimes, a empresa acaba pagando mais tributos do que deveria. Isso significa aumento de custos e, portanto, perda de competitividade”;
• Erros nas entregas de obrigações acessórias ao Fisco (declarações periódicas). tanto erros de informação quanto descumprimento de prazos geram gastos desnecessários, e muitas vezes comprometedores;
• Definição incorreta de código de serviço para uma atividade ou para um produto: este equívoco pode fazer com os tributos gerados sejam maiores ou menores do que o devido; a incorreção acarreta aumento de gastos e retrabalho;
• Falta de observação das normas fiscais: o descumprimento de regras e prazos, além do risco com problemas jurídicos, resulta em aumento de tempo e gastos, quando da necessidade de se ajustar a tais normas;
• Lançamentos contábeis em contas incorretas: a desatenção pode gerar desde situações desagradáveis a transtornos e aumento de gastos, quando do momento da correção;
• Reconhecimento incorreto entre custos e despesas:, prejudicando o diagnóstico preciso do desempenho financeiro da organização.

Por fim, é essencial salientar o quanto é importante optar pela correta solução em tecnologia da informação para a execução dos processos contábeis. Não se trata mais de uma tendência: já é uma realidade. Escritórios de contabilidade precisam lançar mão da automatização e da inteligência artificial, não só pela agilidade, mas pela precisão e segurança.

A incorporação definitiva das tecnologias da informação permite com que a Contabilidade se torne de fato estratégica, e não meramente operacional. A robotização e a inteligência artificial evitam erros contábeis; combinam milhões de hipóteses tributárias, impossíveis para o ser humano, que passa a contar com o trabalho da tecnologia como subsídio para suas decisões de gestão.