eSocial: chegou a hora e não tem volta

O eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é integrante do sistema SPED, sendo um projeto do Governo Federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados e modernizar a sistemática de fiscalização.

O projeto eSocial é uma ação conjunta de órgãos e entidades do Governo Federal, tais como: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego e Secretaria da Receita Federal do Brasil. As informações ficarão armazenadas no Ambiente Nacional do eSocial e poderão ser acessadas por todos os órgãos participantes do projeto.

O eSocial substituirá o procedimento de envio das diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos a relação de trabalho como a GFIP e a DIRF e conforme estudos e com base no leiaute já aprovado possivelmente também o CAGED, RAIS, Livro de Registro de Empregado, CAT (Comunicação Acidente de Trabalho) e PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário).

Ao mesmo tempo em que simplifica o envio das informações aos diversos órgãos governamentais, o eSocial também facilita a fiscalização das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por meio do cruzamento eletrônico e da verificação de dados.

A tabela a seguir mostra a cronologia do eSocial e próximos passos até a sua implantação definitiva por todas as empresas.

• 17/07/2013 - Publicação do Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, que aprovou e divulgou, em versão inicial, o leiaute do eSocial
• 11/12/2014 - Publicação do Decreto nº 8.373 que instituiu o eSocial, em operação com acesso restrito aos empregadores domésticos.
• 24/02/2015 - Aprovação da versão 2.0 do Manual de Orientação do eSocial pela Resolução nº 1 do Comitê Gestor do eSocial
• 29/04/2015 - Publicação do Manual de Orientação do Desenvolvedor versão 1.0 para envio em lote dos eventos do eSocial
• 01/01/2016 a 30/04/2016 - Obrigatoriedade da primeira carga do eSocial para as empresas de médio e grande porte (faturamento acima de R$ 78 milhões em 2014)
• Até 31/05/2016 - Obrigatoriedade da carga completa do eSocial para as empresas de médio e grande porte
• 01/05/2016 a 30/06/2016 - Substituição da GFIP pelo eSocial para as empresas de médio e grande porte
• Até 30/09/2016 - Obrigatoriedade da primeira carga do eSocial para as demais empresas
• Até 31/10/2016 - Obrigatoriedade da carga completa do eSocial para as demais empresas
• Janeiro de 2017 - Substituição da GFIP para as demais empresas e exclusão definitiva da DIRF

As informações prestadas pelas empresas para o eSocial serão organizadas nos seguintes grupos de eventos: iniciais e de tabelas, não periódicos e periódicos, e deverão ser transmitidas mensalmente até o dia 7 do mês seguinte.

• Eventos Iniciais e Tabelas
  • Tabelas de rubricas, cargos, horários e turnos, estabelecimentos e obras, processos , entre outros.
  • Informações do empregador e vínculos empregatícios.
• Eventos não Periódicos
  • Registro de ações ou situações da relação entre empresa e empregado como Admissão, Alteração Contratual, CAT, Afastamentos, Reintegração, Exposição a agentes nocivos, entre outros.
• Eventos Periódicos
  • Registro de dados como remuneração dos empregados, aquisição de produção rural, informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias

Para o Fisco haverá um avanço na sistemática de obrigações acessórias, permitindo o cruzamento de todas as informações contábeis e fiscais de folhas de pagamentos, além de maior celeridade na identificação de erros e problemas tributários e consequente autuação. Vale ressaltar que diferentemente do que aconteceu com o SPED, o eSocial não vai criar multas aos empregadores, mas vai facilitar o trabalho da fiscalização, possibilitando a aplicação das multas já existentes na legislação trabalhista e previdenciária.

Para as empresas, fica a lição de casa de irem se adaptando, revendo os sistemas e controles internos atuais, verificando os gaps nos cadastros e processos e a integração do RH com as demais áreas envolvidas no eSocial para se adequarem conforme a legislação, leiautes e outros em tempo hábil porque está chegando a hora e não tem mais volta.