A Gestão Inteligente de Contratos

Tem gente que ainda acha que só circula notícia ruim na imprensa e Internet !

No dia 14 foi publicado que a Petrobras assinou o primeiro contrato com fornecedor (Algas) utilizando um certificado digital: um contrato digital.

Temos diversas razões para comemorar – as principais são:

• A origem é a Petrobras, que já é considerada de excelência no processo de qualificação eletrônica dos seus parceiros, e é formadora de opinião tanto na área pública quanto privada;
• O contrato foi fechado com uma empresa do nordeste - sempre é bom ver o pioneirismo nascendo em todo o território nacional;
• Os contratos da Petrobras geralmente fazem parte de uma grande cadeia de suprimentos, o que leva a tendência à expansão rápida.

Costumamos dizer que a história se encontra em um momento vexatório: os contratos nascem e são desenvolvidos em computador, impressos, assinados e depois digitalizados para voltar ao computador novamente – nossos filhos e netos não terão orgulho em saber que fazemos parte disso.

Além do aspecto tragicômico da situação, o processo não se justifica por motivos econômicos uma vez que é muito mais barato transitar 100 % no meio digital do que pagar para digitalizar e armazenar documentos !

O cenário atual piora um pouco mais quando levamos a conversa para o ‘lado verde da força‘ e refletimos sobre o uso do papel e poluentes de impressão, e o destino final do acervo: geralmente um lixão em uma grande metrópole, se não for um rio.

Então podemos combinar que não existe uma única razão para as empresas não seguirem o exemplo da Petrobras e passem a trabalhar com contratos 100 % digitais.

E aproveitar para implantar algumas métricas do modelo GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) relacionadas a este assunto:

• O contrato digital necessita de um processo de aprovação aderente ao mundo digital para ser eficiente – isso significa que qualquer tipo de aprovação eletrônica que necessite de alguma espécie de transcrição para liberar sua execução financeira (alimentação por digitação no ERP por exemplo) é uma péssima prática. Todos os ERP’s com ‘algum pedigree’ já possuem esta funcionalidade. Basta fazer com que as pessoas se adéqüem ao invés de ficar costurando processos de integração ineficientes e inseguros;
• Se a empresa tem volume suficiente é mais barato virar certificadora do que pagar para alguém que faz isso. É similar ao e_mail: quando começou não era comum que as empresas tivessem um serviço próprio e isso causou muitos problemas quando elas tiveram que refazer seu domínio que estava em nome de um provedor. O exemplo da Petrobras é típico até nisso: ela virou certificadora;
• Uma grande vantagem do contrato digital é poder referenciar artigos que constam em bibliotecas seguras. O controle dos eventos do ciclo de vida dos contratos digitais é simplificado pela inserção de ‘hiperlinks’ que praticamente eliminam a perda de tempo para chegar onde desejamos, em tudo que diz respeito ao contrato (legislação, check-list, manuais, etc) – não podemos deixar de aproveitar isso, inserindo no processo de confecção do contrato o método de referenciar ao máximo o que está seguro no meio digital.

Estamos vivendo um divisor de águas – a gestão do ciclo de vida dos contratos pode ser diferenciada entre antes e depois da utilização da certificação digital.

Portanto é hora é de aproveitar a inovação e inovar:

• Buscar eficiência, controle e redução de custo;
• Quebrar paradigma de que o contrato necessita de rituais para serem seguros – a segurança vem da especificação e monitoração dos eventos contratuais e não da forma como os contratos são construídos e aprovados;
• E, principalmente, se certificar que o ambiente de tecnologia da empresa está preparado para dar suporte seguro a esta importante mudança.

A pesquisa GCVC de 2009 aponta que apenas 7,4 % das empresas utilizavam certificação digital na gestão do ciclo de vida dos contratos.

De todos os indicadores da pesquisa ( www.gcvc.etc.br )este certamente será o que terá sua tendência mais afetada a partir de agora.