Despesas de fim de ano: como as empresas devem organizar essas obrigações

Em outubro, iniciou-se a contagem regressiva para o encerramento de ciclos nas empresas, e esse processo varia de acordo com o setor. Isso ocorre devido à necessidade de cumprir diversas obrigações legais e lidar com despesas adicionais. Conforme salienta o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), é recomendável manter um planejamento eficiente para evitar contratempos que possam resultar em custos significativos para a empresa.

Além das tarefas contábeis comuns relacionadas à folha de pagamento, existem cálculos de benefícios e prazos a serem seguidos e, embora algumas obrigações possam variar de empresa para empresa, em linhas gerais, as principais incluem o pagamento do 13º salário, o Programa de Participação nos Lucros e Resultados (PPLR) e a preparação dos Informes de Rendimentos dos funcionários, que precisam estar prontos com antecedência em relação à data prevista para utilização.

“Outra importante obrigação é o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, que podem ser calculados mensalmente, trimestralmente, anualmente ou por evento, como no caso de uma transformação. A apuração anual do IRPJ e da CSLL é reservada para empresas que optam pelo regime de Lucro Real e deve ser concluída até o último dia do ano-calendário, que é 31 de dezembro”, ressalta o conselheiro do CFC, Adriano Marrocos.

É importante que as empresas não deixem de efetuar o pagamento desses tributos, uma vez que atrasos resultam em multas que variam de 2% a 20%, dependendo do lucro reportado. Além disso, é vital ter precaução na prestação das informações, pois erros nos dados podem acarretar penalidades.

O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) detalha os três principais compromissos do último trimestre, para que sejam cumpridos dentro do prazo:

FÉRIAS COLETIVAS

• Prazo: o processo deve ser finalizado até 15 dias que antecedem o início das férias coletivas;
• Obrigações: notificar à Delegacia Regional do Trabalho (DRT) as datas de início e encerramento, formalizar a comunicação ao sindicato da categoria profissional, informar os colaboradores e organizar os pagamentos;
• Punição: erros no procedimento podem resultar em multas por empregado em situação irregular, juntamente com a necessidade de indenizar os colaboradores com um montante correspondente ao dobro do salário de férias, acrescido de um terço, conforme estabelecido pela Constituição Federal.

13º SALÁRIO

• Prazo: ainda que não haja previsão na lei, alguns empregadores pagam em parcela única, a ser efetuada até o dia 30 de novembro. Já no pagamento em duas parcelas, a primeira delas deve ser paga até o dia 30 de novembro e, a segunda, até o dia 20 de dezembro.
• Punição: notificação por parte do Ministério do Trabalho e aplicação de multa em casos de funcionários em situação irregular. Adicionalmente, existe a possibilidade de o funcionário afetado iniciar um processo trabalhista.

PROGRAMA DE PARTICIPAÇÃO NOS LUCROS E RESULTADOS (PPLR)

• Prazo: não existe um prazo fixo para o pagamento (o período é determinado por convenção coletiva), mas é necessário planejar esse cálculo adicional com antecedência.
• Obrigação: realizar o pagamento em até duas parcelas anuais, com um espaço de tempo de menos de três meses entre cada uma delas.
• Punição: se houver lucro, e os pagamentos de lucros conforme o estabelecido na convenção coletiva não forem efetuados, o trabalhador tem o direito de entrar com uma ação individual ou, no caso de ação coletiva, ser representado pelo sindicato, contra a empresa.

Quando a empresa assume um compromisso com seus funcionários, seja ele formal ou informal, o não cumprimento pode resultar em tensões significativas entre as partes e até mesmo denúncias, fiscalizações e multas.

Deve-se ter em mente que as responsabilidades para execução das rotinas que permitem cumprir com tais obrigações são compartilhadas entre os departamentos de Contabilidade e Recursos Humanos (ou Departamento de Pessoal). Esses departamentos vão além da simples administração de pessoal, envolvendo uma autêntica gestão estratégica de recursos humanos, com o propósito de abordar aspectos cruciais, como a motivação e o engajamento dos funcionários.

“O fim do ano é uma época movimentada para os contadores. Entre a coordenação das férias coletivas e o pagamento do 13º salário, há uma considerável carga de tarefas burocráticas a ser realizada. Um equívoco pode acarretar sérias implicações. É crucial considerar também as implicações que esses erros podem ter na relação entre os colaboradores e a empresa”, reforça Marrocos.