Veja sete dicas para tornar a reunião mais produtiva e rápida

É muito comum quando uma reunião é convocada ela dura horas e horas, não é mesmo? Nos dias atuais isso pode ser considerado uma perda de tempo, uma vez que cerca de 50% deste tempo é desperdiçado, segundo identificou uma pesquisa feita pelo site 3M Meeting Network.

A palavra de ordem durante uma reunião é foco, pois ela não é uma conversa informal e sim uma forma de tomar decisões estratégicas para uma empresa. Para aproveitar melhor o tempo, a Plantronics identificou sete atitudes positivas que devem ser assumidas em situações como esta; veja:

1- Seja Construtivo

Ser construtivo significa ser prático. Pessoas construtivas não costuma usar a palavra “mas”, elas têm preferência por usar “e”. Outra atitude dessas pessoas é incentivar o próximo ao usar expressões como: "Ótima ideia! E se a gente agora pegasse isso e...". Os construtivos têm como hábito compartilhar conhecimento pensando em trazer soluções e nunca deixar de oferecer alternativas.

2 -Seja brilhante

Ser brilhante não é ser mais talentoso e sim mais participativo. Esse tipo de pessoa costuma se preparar, se esforçar e não tem vergonha de fazer contribuições no ambiente de trabalho. Eles usam a seguinte expressão durante a conversa no ambiente de trabalho: "Eu tenho uma ideia interessante que gostaria de compartilhar com o grupo". Mesmo não sendo acatada, a atitude pode inspirar outros colegas.

3 - Seja engraçado

Uma dose de humor no momento certo e sem dominar a conversa ajuda a energizar a reunião, geralmente quando isso é necessário. O bom humor também pode ajudar a trazer a conversa para os trilhos novamente, quando acontece a dispersão dos participantes ou discussões infrutíferas.

4 - Seja pontual

A pontualidade é de extrema importância à produtividade. A dica para colocar a pontualidade em prática é lembrar – de maneira agradável – aos participantes que o tempo disponível é limitado e que, por isso, é fundamental se ater à agenda. "Eu sei que a gente tem pouco tempo e muito a discutir...".

5 - Seja voluntário

Se oferecer para executar as tarefas é uma característica de pessoas identificadas como voluntária . Essa atitude ajude os demais participantes a tomar uma iniciativa, tornando a conversa mais prática, eficiente e rápida.

6 - Seja criativo

Falar e ser entendido tem certa dificuldade. Nessa hora é necessário ser uma pessoa “Da Vinci”, cheia de criatividade e capaz, quando necessário, de realizar esboços para que a informação seja repassada de forma clara sem gerar discussões.

7 - Seja bom de bola

Esse profissional é aquele com olhar atento. Sabe a hora de contribuir durante a reunião e manter a conversa na direção correta, que é a de encontrar o que será bom para todos. De fato, contam com um pensamento estratégico e em grupo, sabem identificar uma boa oportunidade e, principalmente, levá-la adiante. Muitas boas ideias são desperdiçadas porque nenhum participante arrisca a tomar à dianteira e colocá-la em prática.